Kebijakan Privasi

1. Identitas Pengelola

hcTech HRIS adalah aplikasi HRIS dan attendance yang dikelola oleh PT Prima Jaya Eratama. Aplikasi digunakan untuk mendukung proses administrasi karyawan, absensi, jadwal kerja, pengajuan, persetujuan, pemberitahuan, serta fungsi HRIS lain yang tersedia di dalam aplikasi.

2. Data yang Dapat Kami Proses

Bergantung pada fitur yang digunakan dan hak akses pengguna, hcTech HRIS dapat memproses beberapa kategori data berikut:

• Data identitas dan kepegawaian, seperti nama, nomor/kode karyawan, email, nomor telepon, jabatan, departemen, dan informasi profil yang dikelola dalam sistem HRIS.
• Data akun dan autentikasi, seperti informasi login, token sesi, pengaturan keamanan, PIN, serta informasi autentikasi yang diperlukan untuk melindungi akses akun.
• Data absensi dan jadwal, seperti waktu Clock In/Clock Out, jadwal kerja, status kehadiran, keterlambatan, lembur, lokasi absensi, catatan, serta riwayat pengajuan dan persetujuan yang terkait.
• Data lokasi, termasuk lokasi perangkat pada saat proses absensi, apabila izin lokasi diberikan oleh pengguna.
• Foto dan kamera, termasuk selfie yang diambil saat proses absensi atau saat fitur lain memang membutuhkan kamera/foto.
• Data verifikasi wajah, berupa representasi matematis wajah (face embedding/template) yang digunakan untuk melakukan verifikasi identitas 1:1 terhadap pengguna yang sedang login.
• Data perangkat dan notifikasi yang diperlukan agar aplikasi dapat mengirim atau menerima pemberitahuan serta menjalankan fungsi keamanan dan operasional aplikasi.

3. Penggunaan Lokasi

hcTech HRIS menggunakan izin lokasi untuk memvalidasi apakah proses absensi dilakukan dari lokasi yang sesuai dengan kebijakan perusahaan, termasuk validasi radius lokasi atau kebijakan lokasi absensi yang berlaku bagi karyawan.

Data lokasi tidak digunakan untuk periklanan. Lokasi diproses untuk tujuan operasional HRIS, keamanan, audit, dan validasi kehadiran.

4. Kamera, Selfie, dan Verifikasi Wajah

Kamera digunakan pada fitur yang membutuhkan pengambilan foto, termasuk proses absensi. Pada absensi yang menggunakan verifikasi wajah, selfie pengguna dibandingkan dengan template wajah milik karyawan yang sedang login.

hcTech HRIS menggunakan mekanisme verifikasi wajah 1:1. Sistem tidak melakukan pencarian wajah pengguna terhadap seluruh database karyawan untuk menentukan identitas seseorang.

Saat enrollment, sistem menghasilkan face embedding/template. Template tersebut disimpan dalam bentuk terenkripsi untuk kebutuhan verifikasi. Foto sampel enrollment tidak dimaksudkan untuk disimpan sebagai arsip permanen setelah proses pembuatan template selesai.

Foto selfie attendance dapat disimpan sebagai bukti absensi sesuai kebutuhan operasional, audit, dan kebijakan internal perusahaan.

5. Tujuan Penggunaan Data

Data pengguna diproses hanya sejauh diperlukan untuk menjalankan fungsi hcTech HRIS, antara lain:

• mengautentikasi dan mengamankan akun pengguna;
• menampilkan data HRIS yang sesuai dengan hak akses;
• mencatat dan memvalidasi Clock In dan Clock Out;
• memvalidasi lokasi absensi;
• melakukan verifikasi identitas menggunakan wajah;
• mengelola jadwal, lembur, izin, cuti, dan pengajuan HRIS;
• mengirim notifikasi dan informasi terkait pekerjaan;
• menjaga keamanan sistem dan mencegah penyalahgunaan;
• mendukung audit, penyelesaian masalah, dan kebutuhan administrasi perusahaan.

6. Pembagian dan Pemrosesan oleh Pihak Ketiga

PT Prima Jaya Eratama tidak menjual data pribadi pengguna dan tidak menggunakan data pengguna hcTech HRIS untuk iklan berbasis minat.

Untuk menjalankan aplikasi, data tertentu dapat diproses oleh penyedia layanan yang bertindak untuk mendukung operasional sistem, misalnya layanan hosting/cloud, penyimpanan objek, pengiriman notifikasi, email, keamanan, dan layanan teknologi pendukung lainnya. Penyedia tersebut hanya memperoleh data yang diperlukan untuk menjalankan layanan yang relevan dan tunduk pada pengamanan serta ketentuan yang berlaku.

Data juga dapat diberikan apabila diwajibkan berdasarkan hukum, peraturan, proses hukum yang sah, atau permintaan otoritas yang berwenang.

7. Keamanan Data

Kami menerapkan langkah pengamanan teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi data pengguna dari akses, perubahan, pengungkapan, atau penggunaan yang tidak sah.

Langkah pengamanan dapat mencakup autentikasi pengguna, pembatasan hak akses berbasis peran, koneksi HTTPS/TLS, penyimpanan privat untuk dokumen/foto yang tidak ditujukan kepada publik, serta enkripsi untuk template verifikasi wajah.

Meskipun kami berupaya menerapkan pengamanan yang memadai, tidak ada sistem elektronik yang dapat dijamin sepenuhnya bebas dari seluruh risiko keamanan.

8. Retensi Data

Data disimpan selama masih diperlukan untuk menjalankan fungsi HRIS, memenuhi kebutuhan administrasi ketenagakerjaan, keamanan, audit, penyelesaian sengketa, kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, dan/atau kewajiban hukum yang berlaku.

Apabila suatu data tidak lagi diperlukan dan tidak terdapat kewajiban untuk mempertahankannya, data dapat dihapus, dianonimkan, atau diproses sesuai prosedur retensi data PT Prima Jaya Eratama.

9. Penghapusan Akun dan Data

Pengguna dapat mengajukan permintaan terkait akses, koreksi, atau penghapusan data pribadi melalui HR/Admin perusahaan atau melalui kontak privasi:

Permintaan akan diverifikasi untuk melindungi akun dan data pengguna. Data yang wajib dipertahankan karena kewajiban hukum, ketenagakerjaan, audit, keamanan, atau kepentingan sah perusahaan dapat tetap disimpan selama periode yang diperlukan.

10. Izin Perangkat

hcTech HRIS dapat meminta beberapa izin perangkat hanya ketika diperlukan oleh fitur aplikasi, termasuk:

• Kamera — untuk selfie attendance dan fitur pengambilan foto.
• Lokasi — untuk validasi lokasi absensi.
• Foto/media — apabila pengguna memilih atau mengunggah gambar melalui fitur yang tersedia.
• Notifikasi — untuk menyampaikan pemberitahuan terkait aplikasi dan proses HRIS.
• Biometrik perangkat — apabila pengguna mengaktifkan autentikasi biometrik perangkat untuk keamanan akses.

Pengguna dapat mengelola izin tersebut melalui pengaturan perangkat. Penolakan izin tertentu dapat menyebabkan fitur terkait tidak dapat digunakan.

11. Anak-anak

hcTech HRIS merupakan aplikasi HRIS yang ditujukan untuk penggunaan internal tenaga kerja dan pihak yang memperoleh otorisasi dari PT Prima Jaya Eratama. Aplikasi ini tidak dirancang untuk ditujukan kepada anak-anak sebagai pengguna umum.

12. Perubahan Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini dapat diperbarui apabila terdapat perubahan fitur, proses bisnis, teknologi, ketentuan internal, atau peraturan yang berlaku. Tanggal pembaruan akan ditampilkan pada bagian atas halaman ini.

13. Hubungi Kami

Untuk pertanyaan mengenai Kebijakan Privasi hcTech HRIS atau penanganan data pribadi, silakan hubungi: